マイナンバー制度では、マイナンバーの取得、利用、保管、廃棄・削除について厳格に決められています。企業でのマイナンバーとの最初の関わりは、当然その取得からになりますが、その取得時にも本人確認が必要になるなど、それぞれのシーンで注意しなければならない一定の取り決めがあります。取得から廃棄まで、マイナンバーの取り扱いについて社内で注意しなければならないポイントについて見ていきましょう。
いつ社員からマイナンバーを取得するか？
実際に企業がマイナンバーを取り扱うことになった際、どのタイミングで社員からマイナンバーを取得することができるかについては、社員が入社した時点で取得することができるとされています。これは、本人から入社誓約書が提出された時点でも構いません。
既存の社員からの取得については、社員がマイナンバーの通知カードの重要性を知らず、紛失してしまう恐れなども考えられますので、10月に通知カードが送られてきてから、できるだけ早期にマイナンバー取得を行っておいたほうがよいでしょう。
取得にあたっては、密封した封筒で回収するなど、他者に見られないように注意することが必要です。担当者の机上にクリアファイルなどに入れて見える状態で置いてしまうようなことがないよう徹底しましょう。
